Der Projektstrukturplan ist weit mehr als eine formale Anforderung im Antragssystem: Er ist ein strategisches Instrument, das Komplexität reduziert, Klarheit schafft und Förderprojekten eine nachvollziehbare Form gibt.
Besonders im Kontext öffentlicher Fördermittel kann ein sauber aufgebauter PSP den Unterschied machen, nicht nur für die interne Planung, sondern auch für die Bewertung durch die Förderstellen. Wer seinen Projektaufbau strukturiert darstellt, signalisiert Professionalität, Planungssicherheit und Verantwortungsbewusstsein – zentrale Faktoren, wenn über die Vergabe von Mitteln entschieden wird.
Was ist ein Projektstrukturplan und warum ist er so wichtig?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist die systematische Gliederung eines Vorhabens in plan- und steuerbare Einheiten. Er bildet die logische, hierarchische Struktur eines Projekts ab, von der Gesamtmaßnahme über Teilprojekte bis zu konkreten Arbeitspaketen. Jedes dieser Elemente ist eindeutig definiert und trägt zur Umsetzung des Gesamtziels bei.
Im Kontext von Förderanträgen kommt dem PSP eine zentrale Bedeutung zu. Fördergeber entscheiden auf Basis schriftlicher Unterlagen über die Vergabe von Geldern, oft ohne vertiefte Rückfragen. Der PSP ist hier mehr als ein Planungsinstrument: Er ist das Fundament, auf dem Vertrauen in die Umsetzbarkeit und Ernsthaftigkeit eines Projekts entsteht.
- Ein überzeugender PSP zeigt:
- dass das Projekt durchdacht und realistisch geplant wurde,
- dass die Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden,
- und dass die Projektverantwortlichen in der Lage sind, komplexe Vorhaben strukturiert durchzuführen.
Fehlt diese Struktur, entstehen Unsicherheiten über Ziele, Zuständigkeiten, Zeitrahmen oder Budgets. Fördermittelgeber reagieren in solchen Fällen oft mit Rückfragen, Auflagen oder Ablehnungen. Ein professioneller PSP dagegen minimiert diese Risiken und verbessert die Erfolgsaussichten deutlich.
Die DIN 69901 ist die zentrale deutsche Norm für das Projektmanagement. Sie regelt Begriffe, Prozesse, Methoden und Strukturen, um Projekte systematisch und effizient planen, steuern und abschließen zu können. Der Projektstrukturplan (PSP) ist als zentrales Werkzeug explizit geregelt.
Klarheit schaffen: Der PSP als Herzstück eines überzeugenden Förderantrags
In der Praxis der Fördermittelvergabe stehen Antragsprüfer vor der Aufgabe, Projekte nicht nur hinsichtlich ihrer Innovationshöhe, sondern auch ihrer Realisierbarkeit zu bewerten. Der Projektstrukturplan (PSP) ist dabei ein zentrales Dokument, das aufzeigt, wie ein Vorhaben organisatorisch und operativ durchführbar ist. Er macht das Projekt „prüfbar“ und genau das ist entscheidend im Auswahlverfahren.
Ein gut strukturierter PSP ordnet alle Projektinhalte systematisch: Arbeitspakete, Meilensteine, Abhängigkeiten und Ressourceneinsätze sind klar zugeordnet. Dadurch entstehen keine Unklarheiten bei der Frage, welche Maßnahme wann und durch wen umgesetzt wird. Besonders relevant: Die Zuordnung der Kosten zu einzelnen Arbeitspaketen erleichtert die Plausibilitätsprüfung der Förderwürdigkeit erheblich. Fördergeber bevorzugen klar gegliederte Anträge, in denen Aufwand und Nutzen methodisch hergeleitet sind.
Zudem signalisiert ein professioneller PSP, dass das Projektteam mit etablierten Methoden des Projektmanagements arbeitet. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Vorhaben innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens erfolgreich abgeschlossen wird – ein entscheidendes Kriterium bei der Vergabe begrenzter Fördermittel.
Chancen steigern: Förderstellen durch Struktur überzeugen
Im fördertechnischen Kontext erfüllt der Projektstrukturplan weit mehr als eine organisatorische Funktion: er bildet die methodische Grundlage für die Mittelbindung, die Aufwand-Nutzen-Beurteilung und die Förderlogik eines Antrags. Fördermittelgeber prüfen Projekte entlang klarer Kriterien: Innovationsgrad, Verwertungsperspektive, Machbarkeit und nicht zuletzt: strukturierter Mitteleinsatz im Einklang mit förderrechtlichen Vorgaben.
Ein PSP, der förderrelevante Kriterien abbildet – etwa die Trennung zwischen internen und externen Leistungen, zeitlich zuordenbare Ressourcenblöcke oder die Abgrenzung nicht förderfähiger Maßnahmen – schafft eine belastbare Grundlage für die Mittelverwendung. Die fördertechnische Abgrenzung von Investitionskosten, Personalkosten oder Fremdleistungen kann über Arbeitspaket-Zuordnungen direkt in die Budgetstruktur überführt werden. So entsteht nicht nur ein technischer Projektplan, sondern eine prüfbare Zuwendungsarchitektur.
Zudem lassen sich über den PSP Risiken systematisch erfassen. Durch Abhängigkeitsanalysen zwischen Arbeitspaketen können kritische Pfade identifiziert und in der Zeitplanung abgesichert werden: eine Anforderung, die gerade in EFRE– oder KMU– Instrumenten explizit gewürdigt wird. Auch die Planbarkeit von Berichtspflichten oder Zwischenverwendungsnachweisen profitiert von einer klaren Struktur: Förderstellen erwarten zunehmend ein professionelles Monitoring, das mit einem gut konzipierten PSP vorbereitet werden kann.
Aufbau eines PSP: Die wichtigsten Elemente im Überblick
Arbeitspakete (AP) sind die funktionale Grundeinheit eines PSP. Jedes Arbeitspaket beschreibt eine klar abgegrenzte Aufgabe mit definiertem Ziel, Verantwortlichkeit, Zeitraum und Ressourceneinsatz. Arbeitspakete müssen so detailliert sein, dass Aufwand und Ergebnis abschätzbar und prüfbar sind, jedoch nicht so granular, dass die Übersichtlichkeit verloren geht. In förderfähigen PSPs ist es essenziell, dass jedes AP auch fördertechnisch bewertbar ist, insbesondere hinsichtlich der Abgrenzung zu nicht förderfähigen Leistungen.
Typische Inhalte pro Arbeitspaket:
- Beschreibung der Aufgabe
- Ziel und erwartetes Ergebnis
- Verantwortliche Organisationseinheit oder Person
- Start- und Endtermin
- Aufwands- oder Kostenschätzung
- Zuordnung zu Förderkategorien (z. B. Personal, Fremdleistung)
Arbeitspakete und Strukturierung
Ein PSP ist hierarchisch aufgebaut. Die oberste Ebene beschreibt das Gesamtprojekt, darunter folgen Teilprojekte, Phasen oder Arbeitspaket-Gruppen. Die Tiefe des PSP hängt vom Umfang und der Komplexität des Projekts ab. In fördermittelrelevanten Vorhaben ist es entscheidend, dass förderfähige und nicht förderfähige Teilstrukturen getrennt dargestellt werden, wie etwa Vorphasen, Marktvorbereitung oder nicht-technische Komponenten.
Eine strukturierte Nummerierung (z. B. 1.0 → 1.1 → 1.1.1) unterstützt die Lesbarkeit und Verknüpfung mit anderen Planungsdokumenten wie Budgettabellen oder Zeitplänen. Diese Systematik erleichtert es Gutachtern, Informationen schnell zu finden und Plausibilitäten zu prüfen.
Meilensteine und Ergebnisorientierung
Meilensteine markieren wichtige Projektabschnitte oder Entscheidungspunkte. Im PSP dienen sie der übergeordneten Kontrolle und sollten mit den erwarteten Zwischenergebnissen oder Prüfereignissen (z. B. Zwischennachweis, Zwischenbericht, Prototypentest) synchronisiert sein. Fördergeber achten auf eine realistische, nachvollziehbare Meilensteinplanung, insbesondere in Hinblick auf Verwendungsnachweise oder Berichtspflichten.
Meilensteine helfen zudem bei der Fortschrittskontrolle und im Risikomanagement: Verzögerungen lassen sich frühzeitig erkennen, Gegenmaßnahmen strukturieren.
Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
Jedes Arbeitspaket und jeder Teilbereich im PSP sollte mit einer klaren Verantwortlichkeit versehen sein. Dies kann eine interne Projektrolle (z. B. Projektleitung, Entwicklungsteam) oder eine externe Stelle (z. B. Forschungsdienstleister) sein. Besonders bei Kooperationsprojekten, wie sie im ZIM oder bei Verbundvorhaben üblich sind, ist die exakte Schnittstellendefinition entscheidend: Wer übernimmt was, wann und in welchem Umfang?
Die Verantwortlichkeitszuordnung sollte konsistent mit dem Projektorganigramm und den Angaben im Kostenplan sein. Förderstellen prüfen hier die Plausibilität der Aufgabenzuordnung im Verhältnis zur beantragten Fördersumme.
Visualisierung und Tools
Zur Erstellung und Pflege eines PSP stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, von einfachen Tabellen über spezialisierte PM-Software bis hin zu modularen Fördertools mit integrierter PSP-Funktionalität. Wichtig ist: Die Visualisierung muss nicht nur intern steuerbar, sondern auch für externe Prüfer verständlich sein.
In Förderanträgen ist eine Kombination aus textlicher und grafischer Darstellung ideal, z. B. eine tabellarische Übersicht der Arbeitspakete ergänzt um ein grafisches Gantt-Diagramm. Die grafische Darstellung erleichtert es Gutachtern, zeitliche Abläufe, Abhängigkeiten und Schnittstellen auf einen Blick zu erfassen.
Praxisbeispiele: So verbessert der PSP die Förderfähigkeit konkret
Wie sich ein professionell aufgebauter Projektstrukturplan in der Förderpraxis auswirkt, zeigen konkrete Beispiele aus unterschiedlichen Programmen. Die folgenden Fallskizzen machen deutlich, wie der PSP nicht nur zur internen Strukturierung beiträgt, sondern auch förderrelevante Aspekte, wie Mittelverwendung, Zeitplanung oder Kooperationsmanagement, effektiv unterstützt. Dabei wird erkennbar: Ein durchdachter PSP erhöht nicht nur die Transparenz, sondern kann in der Begutachtung den entscheidenden Ausschlag geben.
Beispiel: Projektstrukturplan für ein ZIM-Förderprojekt
Ein praxisnahes Beispiel verdeutlicht, wie der PSP direkt zur Förderlogik beiträgt: In einem technologieoffenen Entwicklungsprojekt im Rahmen des Zentralen Innovationsprogramms Mittelstand (ZIM) wurde der PSP in Arbeitspakete gegliedert, die exakt auf die Anforderungen der Förderrichtlinie abgestimmt waren. So wurden etwa die experimentelle Entwicklung, die Validierung in Laborumgebungen und die Erstellung eines Demonstrators jeweils als eigene Arbeitspakete mit klaren Zeit- und Ressourcenplänen angelegt.
Besonders entscheidend: Die vorgelagerte Machbarkeitsanalyse und vorbereitende Marktstudien wurden bewusst als nicht förderfähige Abschnitte deklariert und im PSP separat ausgewiesen. Dies erhöhte die Transparenz gegenüber dem Projektträger und ermöglichte eine zügige Antragsbewilligung, ohne Rückfragen oder nachträgliche Korrekturen.
Auch die Einbindung externer FuE-Partner wurde durch dedizierte Arbeitspakete nachvollziehbar strukturiert. Diese klare Darstellung erleichterte die Prüfung der Zusammenarbeit mit Dritten, ein Aspekt, der im ZIM-Programm besonders kritisch bewertet wird.
Beispiel: Projektstrukturplan im Rahmen der Forschungszulage
Bei einem industriellen Entwicklungsprojekt zur Optimierung eines Herstellungsprozesses wurde im Rahmen der Forschungszulage ein Projektstrukturplan erstellt, der gezielt auf die Anforderungen der Frascati-Kriterien ausgerichtet war. Der PSP gliederte das Vorhaben in sechs Arbeitspakete: von der initialen Problemvalidierung über die Konzeptentwicklung bis zur prototypischen Umsetzung.
Besonders hervorzuheben war die explizite Trennung zwischen den Forschungsphasen (z. B. experimentelle Prozessentwicklung) und nicht förderfähigen Umsetzungsschritten (z. B. Serienanpassung). Diese Differenzierung wurde bereits im PSP dokumentiert und ermöglichte eine klare Trennung in der steuerlichen Geltendmachung. Zusätzlich wurden in jedem Arbeitspaket systematische Ungewissheiten, angestrebte Erkenntnisgewinne und die geplante Dokumentation aufgeführt – ein entscheidendes Kriterium bei der Plausibilisierung der Forschungstätigkeit im Sinne des Forschungszulagengesetzes (FZulG).
Durch die strukturierte Darstellung konnten nicht nur die förderfähigen Kosten präzise zugeordnet, sondern auch Rückfragen im Rahmen der Bescheinigungsprüfung vermieden werden. Der PSP diente darüber hinaus als Basis für die spätere Nachweisführung gegenüber dem Finanzamt.
Beispiel: PSP für ein EEW-Vorhaben
Im Rahmen eines Vorhabens zur energetischen Optimierung eines industriellen Trocknungsprozesses wurde ein Projektstrukturplan entwickelt, der alle Maßnahmen des EEW-Antrags strukturiert abbildete. Die PSP-Gliederung erfolgte entlang der förderfähigen Maßnahmenkategorien gemäß EEW-Richtlinie: Prozessintegrierte Maßnahmen, Messtechnik, Querschnittstechnologien und externe Dienstleistungen.
Jedes Arbeitspaket beinhaltete konkrete technische Maßnahmen, etwa den Austausch einer Wärmeeinheit, die Integration eines Wärmerückgewinnungssystems und die Optimierung der Prozessregelung mittels Messtechnik. Die Arbeitspakete wurden dabei mit erwarteten Einsparpotenzialen (kWh/a), CO₂-Reduktionswerten und Investitionsvolumen hinterlegt. Dies ermöglichte eine direkte Übertragbarkeit auf die technischen Anlagenbeschreibungen und die CO₂-Bewertung im EEW-Antrag.
Zusätzlich wurden nicht förderfähige Projektteile, wie etwa betriebliche Schulungsmaßnahmen oder administrative Umstellungen, als eigene Einheiten im PSP aufgeführt und abgegrenzt. Diese saubere Trennung erleichterte die Prüfung durch das BAFA und stellte sicher, dass nur förderfähige Kosten in die Kalkulation einflossen.
Der PSP wurde zudem mit der Zeitplanung (Gantt-Diagramm) verknüpft, was bei der EEW typischen Projektlaufzeit von 24 Monaten eine belastbare Terminübersicht bot, inklusive Inbetriebnahme- und Nachweisfristen.
Wie unterstützt GEWI bei der Umsetzung?
GEWI begleitet Sie im gesamten Förderprozess: von der ersten Machbarkeitsprüfung über die Antragserstellung bis hin zur Umsetzung und Nachweisführung. Dabei übernimmt GEWI nicht nur die administrative Beantragungsstrecke, sondern berücksichtigt strukturelle Anforderungen wie den Projektstrukturplan (PSP) systematisch im Förderkontext
- Chancen- und Risikoanalyse: Zu Beginn wird Ihr Vorhaben hinsichtlich Förderfähigkeit und PSP-Konformität geprüft. So lassen sich bereits frühzeitig Risiken und Förderpotenziale identifizieren – etwa passende Zuordnung von Arbeitspaketen oder Förderkategorien
- Individuelle PSP-Strategien: GEWI entwickelt PSP-Strukturen, die auf die formalen Vorgaben und Prüfkriterien des jeweiligen Förderprogramms abgestimmt sind. Das umfasst klar abgrenzbare Arbeitspakete, identifizierbare Meilensteine, kostenscharfe Budgetstrukturierungen sowie definierte Verantwortungsschnittstellen.
- Integration in Antragsdokumente: Der PSP wird konsistent mit Projektbeschreibungen, Zeitplänen, Budget- und Finanzierungsplan verbunden, technische Logik, finanzielle Plausibilität und formale Förderlogik gehen Hand in Hand
- Nachweisführung und Monitoring: Während der Projektlaufzeit unterstützt GEWI beim Reporting, der Erstellung von Zwischenverwendungsnachweisen und Abschlussberichten. Der PSP dient dabei als Methodenkern des Monitorings und Nachweiskonzepts
Diese ganzheitliche Betreuung stellt sicher, dass Ihr Projekt nicht nur strukturell und fachlich fundiert dargestellt wird, sondern auch in der praktischen Umsetzung reibungslos begleitet ist, vom Antrag bis zur Auszahlung der Fördermittel.
Fazit: Struktur schafft Vertrauen und fördert die Erfolgschancen
Der Projektstrukturplan ist mehr als ein Planungswerkzeug: er ist ein zentraler Bestandteil erfolgreicher Förderprojekte. Durch seine systematische Gliederung schafft er Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Vertrauen bei der prüfenden Stelle. Fördermittelgeber honorieren Struktur und Klarheit, denn sie erleichtern die technische, wirtschaftliche und administrative Bewertung des Vorhabens.
Wer seinen PSP konsequent an den Anforderungen des jeweiligen Förderprogramms ausrichtet, schafft die Grundlage für eine zügige Antragsprüfung, geringere Rückfragen und eine effizientere Projektumsetzung. Der PSP bildet damit nicht nur den Projektablauf ab, sondern dokumentiert auch Professionalität und Planungskompetenz: Eigenschaften, die in der Fördermittelvergabe hoch gewichtet werden.
Gut strukturierte Projekte überzeugen und der PSP ist ihr sichtbarster Ausdruck.
Der Schlüssel zur erfolgreichen Förderung liegt in der strukturierten Darstellung und der prüffähigen Einordnung Ihres Vorhabens. Und genau hier setzt GEWI an.
Nutzen Sie unsere Erfahrung für Ihren Vorteil: Wir prüfen Ihr Projekt unverbindlich auf Förderfähigkeit, entwickeln eine tragfähige Förderstrategie und begleiten Sie durch alle Phasen, von der Idee bis zur erfolgreichen Realisierung.
