Forschungszulage für Auftragsforschung: Steuervorteile bei Fremdvergaben

Die steuerliche Forschungszulage nach dem FZulG bietet Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, FuE-Ausgaben steuerlich geltend zu machen – auch dann, wenn keine eigene Forschungsabteilung vorhanden ist. Besonders relevant ist das für Start-ups und KMU, die Projekte häufig an externe Partner vergeben müssen. Denn: Im Gegensatz zur klassischen Zuschussförderung können Projekte im Rahmen der Forschungszulage auch vollständig aus Auftragsforschung bestehen.

Doch was gilt rechtlich als Auftragsforschung? Laut Gesetz (§ 2 Abs. 5 FZulG) handelt es sich dabei um fremdvergebene Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten, die

• von einem eigenständigen Dritten mit Sitz in der EU oder dem EWR
• gegen Entgelt
• auf Risiko des Auftraggebers

durchgeführt werden und die darauf abzielen, neues Wissen oder neue Fähigkeiten zu gewinnen. Wichtig ist außerdem: Die Rechte an den Ergebnissen verbleiben beim Auftraggeber.

Gerade für junge, technologieorientierte Unternehmen, die auf Freelancer, externe Entwickler oder spezialisierte FuE-Dienstleister zurückgreifen, ist das ein entscheidender Vorteil. Die Forschungszulage lässt es zu, dass auch rein extern durchgeführte Projekte gefördert werden, sofern sie den formalen und inhaltlichen Anforderungen entsprechen. Ein Unterschied zur Projektförderung wie z. B. dem ZIM, bei dem eigene Personalkosten zwingend erforderlich sind und Auftragsforschung in der Regel nur bis zu 35 % der Gesamtkosten ausmachen darf. Gerade für KI- oder Softwareprojekte, bei denen externes Know-how fast unvermeidlich ist, bietet die Forschungszulage so einen niederschwelligen und flexibel nutzbaren Förderansatz – auch ohne eigene Entwicklungsabteilung.

Ein weiterer Vorteil: Während in der klassischen Projektförderung Materialkosten und Sachmittel des Antragstellers oft nicht förderfähig sind, dürfen bei der Forschungszulage alle in der Rechnung des Auftragnehmers enthaltenen Kosten berücksichtigt werden – auch wenn darin z. B. Materialien, Overhead oder Infrastrukturkosten enthalten sind.

Sie wollen mehr über die Forschungszulage erfahren? Dann schauen Sie hier vorbei: Mehr über die Forschungszulage.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Damit ein FuE-Vorhaben im Rahmen der Auftragsforschung über die Forschungszulage förderfähig ist, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. Diese sind im Forschungszulagengesetz (FZulG) und den Anwendungshinweisen der Bescheinigungsstelle (BSFZ) klar definiert – und sollten bei der Projektplanung unbedingt berücksichtigt werden:

• Auftragsvergabe gegen Entgelt: Es muss ein entgeltlicher Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vorliegen – kostenlos erbrachte Leistungen sind nicht förderfähig.
• Das Projektrisiko trägt der Auftraggeber: Der Auftraggeber bleibt für den Projekterfolg verantwortlich – sowohl inhaltlich als auch wirtschaftlich. Der Auftragnehmer agiert weisungsgebunden, aber nicht mit eigener Ergebnisverantwortung.
• Kein reiner Einkauf, sondern substanzielle Entwicklungsleistung: Förderfähig ist nur, was über eine klassische Beschaffung hinausgeht. Ein einfacher Dienstleistungsauftrag ohne innovative oder forschungsnahe Anteile – z. B. das reine Programmieren einer bekannten Funktion – genügt nicht.
• Der Auftragnehmer ist ein rechtlich eigenständiges Unternehmen mit Sitz in der EU oder dem EWR: Auch innerhalb von Unternehmensgruppen ist Auftragsforschung grundsätzlich möglich – allerdings gelten hier zusätzliche Prüfanforderungen.
• Das Projekt generiert neues Wissen für den Auftraggeber: Es muss ein Erkenntnisgewinn entstehen – entweder technisch, wissenschaftlich oder methodisch. Es muss sich dabei nicht um Grundlagenforschung handeln, aber eine nachvollziehbare Abgrenzung zum Stand der Technik ist erforderlich.

Als Unterstützung finden Sie hier unseren Fördermittelcheck für Unternehmen.

Praxisbeispiele:

Ein Start-up lässt einen externen Entwicklungspartner ein maschinelles Lernmodell zur Erkennung von Anomalien im Produktionsprozess entwickeln. Das Modell ist nicht von der Stange, sondern wird individuell entworfen und auf spezifische Anforderungen trainiert. → Förderfähig.

Ein externer Entwickler programmiert auf Basis eines Standard-Templates eine Landingpage ohne technische oder funktionale Besonderheiten. → Nicht förderfähig.

Förderquoten & Förderhöhe – was ist drin?

Die Forschungszulage bietet Unternehmen konkrete steuerliche Vorteile für FuE-Ausgaben, die in Form eines Zuschlags zur Körperschaft- oder Einkommensteuer gewährt werden – rückwirkend, planbar und ohne Ausschreibungsverfahren.

Für Auftragsforschung gelten seit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes (WtCG) zum 27. März 2024 folgende Fördersätze:

• 15 % der förderfähigen Auftragskosten für reguläre Unternehmen
• 24,5 % für Unternehmen, die unter die EU-KMU-Definition fallen (weniger als 250 Mitarbeitende und max. 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme)

Anders als bei der Förderung eigener FuE-Personalkosten (dort gelten 25 % bzw. 35 % bei KMU) ist der Fördersatz bei Auftragsforschung bewusst niedriger angesetzt – denn: Alle Kosten, die im Rahmen des externen Auftrags anfallen, dürfen pauschal angesetzt werden. Eine Trennung in Personal-, Material- oder Gemeinkosten ist nicht erforderlich.

Die maximale jährliche Fördersumme beträgt:

• 2,5 Mio. € pro Kalenderjahr und Unternehmensverbund
• 3,5 Mio. € bei KMU

Dabei ist zu beachten: Diese Grenzen gelten für alle geförderten FuE-Aktivitäten eines Unternehmens – also inklusive interner Forschungsprojekte, Auftragsforschung und ggf. förderfähiger Investitionsabschreibungen.

Gut zu wissen: Die Forschungszulage wird nicht versteuert und kann sogar ausgezahlt werden, wenn sie die tatsächlich fällige Steuer übersteigt – ein echter Liquiditätsvorteil für forschende Unternehmen.

Welche Fehler sollten vermieden werden?

Im Rahmen des ZIM können Unternehmen eine Förderung für Durchführbarkeitsstudien erhalten, mit denen Die Forschungszulage für Auftragsforschung ist ein attraktives Instrument – aber kein Selbstläufer. Gerade bei Fremdvergaben ist besondere Sorgfalt gefragt, denn die Förderfähigkeit steht und fällt mit der formalen und inhaltlichen Ausgestaltung des Auftrags. Diese typischen Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:

• Unklare Abgrenzung, was als Auftragsforschung gilt: Die Bescheinigungsstelle (BSFZ) hat einen gewissen Bewertungsspielraum. Wenn das Projekt nicht eindeutig als forschungsbezogen, planmäßig und risikobehaftet dargestellt wird, droht die Ablehnung.
• Verwechslung mit Beschaffungsmaßnahmen: Reine Entwicklungsdienstleistungen ohne innovativen Charakter oder Routinearbeiten (z. B. Standardsoftware, reine Programmierleistungen ohne technische Herausforderung) gelten nicht als förderfähige Auftragsforschung.
• Der Unterauftrag erfüllt die Förderkriterien nicht: Auch wenn das Gesamtprojekt neuartig und risikobehaftet ist – entscheidend ist, ob der Unterauftrag selbst die Kriterien des FZulG erfüllt: Neuartigkeit, Risiken und Planmäßigkeit müssen konkret für die beauftragte Leistung nachgewiesen werden.
• Verbundene Unternehmen: Auftragsforschung innerhalb von Unternehmensgruppen oder mit verbundenen Unternehmen ist möglich, aber es gelten zusätzliche Anforderungen. Hier ist eine genaue rechtliche Prüfung erforderlich – z. B. zu Marktüblichkeit und Vertragsgestaltung.
• Fehlende Förderkonformität in Angebot, Auftrag und Rechnung: Anders als bei eigenen FuE-Personalkosten sind Stundennachweise bei Auftragsforschung nicht erforderlich. Dennoch müssen die Dokumente klar erkennen lassen, dass es sich um förderfähige Auftragsforschung handelt. Fehlt dies, kann das Finanzamt die steuerliche Anerkennung verweigern.
• Unsaubere oder zu allgemeine Leistungsbeschreibungen: Projektbeschreibung, Angebot und Vertrag müssen konkret darlegen, welche forschungsbezogenen Leistungen erbracht werden. Allgemeine Begriffe wie „Programmierung“, „Beratung“ oder „Technologie-Entwicklung“ reichen nicht aus.

Unser Tipp: Frühzeitig auf eine saubere, prüfsichere Dokumentation achten – und idealerweise schon vor Auftragserteilung mit Fördermittelberatern wie GEWI oder dem Steuerberater Rücksprache halten.

Wie unterstützt GEWI bei der Umsetzung?

Die Anforderungen an förderfähige Auftragsforschung sind komplex – und die Praxis zeigt: Viele Projekte scheitern nicht an der Idee, sondern an Formfehlern, unklaren Formulierungen oder lückenhafter Dokumentation. GEWI sorgt dafür, dass es gar nicht so weit kommt.

Unsere Leistungen im Überblick:

• Bewertung der Förderfähigkeit: Wir prüfen für Sie, ob Ihr Projekt – und speziell die geplante Fremdvergabe – die Anforderungen des FZulG erfüllt. Dabei beurteilen wir sowohl Inhalt als auch Struktur des Vorhabens.
• Beratung und Unterstützung bei der Vertragsgestaltung: Wir sprechen auf Wunsch auch direkt mit Ihrem Dienstleister, um sicherzustellen, dass das Angebot, der Auftrag und die Abrechnung förderkonform formuliert sind – inklusive aller projektspezifischen Anforderungen.
• Unterstützung bei Projektskizze und Antragstellung: GEWI übernimmt die formgerechte Erstellung der Projektskizze für die Bescheinigungsstelle (BSFZ) sowie die Argumentation gegenüber dem Finanzamt.
• Abstimmung mit Steuerberater und Projektträger: Als Bindeglied zwischen technischer Projektleitung, Steuerabteilung und Berater stellen wir sicher, dass alle relevanten Stellen effizient zusammenarbeiten.
• Vorbereitung auf mögliche Prüfungen: Wir helfen Ihnen bei der auditfesten Dokumentation, beraten bei Rückfragen des Finanzamts und begleiten Sie bei Bedarf auch bei Nachprüfungen.

Kurz gesagt: Wir machen Ihre Auftragsforschung förderfähig – und sorgen dafür, dass die steuerliche Entlastung dort ankommt, wo sie hingehört: in Ihrem Unternehmen.

Fazit: Auftragsforschung clever nutzen – Steuervorteile sichern

Die Forschungszulage eröffnet Unternehmen neue Spielräume, um FuE-Aktivitäten auch dann steuerlich geltend zu machen, wenn das Know-how extern eingekauft wird. Besonders Start-ups, KMU oder technologieorientierte Unternehmen ohne eigene Entwicklungsabteilung profitieren von der Möglichkeit, Projekte auch zu 100 % über Auftragsforschung abzubilden – bei klar geregeltem Fördersatz und ohne Bonitätsprüfung.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei in der richtigen Projektstruktur und einer prüfsicheren Dokumentation. Und genau hier setzt GEWI an.

Nutzen Sie unsere Erfahrung für Ihren Vorteil: Wir prüfen Ihr Vorhaben unverbindlich auf Förderfähigkeit, helfen bei der Ausgestaltung der Unterlagen und begleiten Sie durch den gesamten Prozess – von der Idee bis zur Auszahlung der Forschungszulage. Erfahren Sie hier mehr über die Beratung zur Forschungszulage.